Persónuverndarstefna
Félags kvenna í atvinnulífinu (FKA)

Félag kvenna í atvinnulífinu, kt. 7105992979, Húsi atvinnulífsins, Borgartúni 35, 105 Reykjavík (hér eftir vísað til sem „FKA“ eða „félagið“) hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem koma frá félagskonum í félaginu. 

Félagið virðir réttindi félagskvenna sinna og leggur metnað sinn í virk samskipti og upplýsingagjöf gagnvart félagskonum. Félagið leggur áherslu á að félagskonur sem eru í forsvari séu meðvitaðar um skyldur sínar og hlutverk til að félaginu sé unnt að tryggja trúnað og uppfylla kröfur um persónuvernd.

Markmið þessarar persónuverndarstefnu er að tryggja að meðferð FKA á persónuupplýsingum sé í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs, sbr. m.a. lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og ákvæði reglugerðar Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) nr. 2016/679.

Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að upplýsa um hvaða persónuupplýsingum er safnað, með hvaða hætti slíkar upplýsingar eru nýttar og hvernig þær eru varðveittar og hvernig aðgengi er stýrt að upplýsingunum. Á þetta við um upplýsingar sem FKA höndlar með sem eru persónugreinanlegar hvort heldur sem er með rafrænum hætti, á pappír eða með öðrum hætti. Markmiðið er að tryggja áreiðanleika og gæði upplýsinga en fara eftir lögum um persónuvernd og virða friðhelgi einkalífs.

Persónuupplýsingar og meðferð þeirra

Um meðferð persónuupplýsinga gilda lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga eins og þau gilda á hverjum tíma, sem og reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga. Taka lögin til vinnslu, varðveislu og aðra meðhöndlun persónuupplýsinga.

Hvað eru persónuupplýsingar? 

Hugtakið „Persónuupplýsingar“ tekur til hvers kyns upplýsinga sem tengja má með einhverjum hætti við ákveðna félagskonu í FKA, s.s. nafn, kennitala, notendanafn, símanúmer, tölvupóstfang, staðsetningargögn, ljósmynd o.s.frv. 

Persónuupplýsingar sem FKA meðhöndlar

Þjónusta FKA krefst þess að félagið skrái, meðhöndli og varðveiti tilteknar persónuupplýsingar sem félagskonur hafa látið félaginu í té. Hagsmunir félagskvenna FKA eru ávallt í fyrirrúmi og gætir FKA hófs í gagnasöfnun og safnar einungis nauðsynlegum upplýsingum til að veita félagskonum persónulega þjónustu og einstaklingsmiðaða fræðslu. Stefna FKA er að geyma og vinna með eins lítið af persónugreinanlegum upplýsingum og mögulegt er til að geta veitt þjónustuna. 

Konur sem sækja um félagsaðild fylla sjálfar út rafrænt umsóknarform á heimsíðu FKA og á það við um almenna umsókn í félagið en einnig þegar konur skrá sig í starfandi nefndir, deildir og/eða ráð innan FKA. Félagskonur skrá sjálfar persónulegar upplýsingar um sig í gagnagrunn á heimasíðu FKA, t.d. nafn, kennitölu, heimilisfang, starfsheiti, ásamt upplýsingum um hvernig hægt er að hafa samband við þær o.s.frv. 

Þá er félagskonum gefinn kostur á að hafa upplýsingar um starfsferil, menntun og er félagskonum heimilt að skila inn viðbótarupplýsingum t.d. ferilskrá (CV), kynningarbréfi, umsagnarbréfi, prófgráðum og öðrum gögnum og upplýsingum sem félagskonur vilja deila. 

FKA biður einstaklinga ekki um viðkvæmar persónuupplýsingar eins og þær eru skilgreindar í lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Í lögunum er í dæmaskyni vísað til þess að viðkvæmar persónuupplýsingar eru upplýsingar um kynþátt, trúar- eða lífsskoðanir, aðild að félögum eða kynhneigð. 

Tilgangur með skráningu og varðveislu persónuupplýsinga

FKA meðhöndlar aðeins persónuupplýsingar  sem eru nauðsynlegar í þeim tilgangi að veita félagskonum þjónustu í samræmi við markmið félagsins. 

Grundvöllur vinnslu FKA á persónuupplýsingum

Vinnsla FKA á persónuupplýsingum er ávallt í samræmi við gildandi löggjöf um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Í því felst að upplýsingarnar eru aðeins notaðar í þeim tilgangi sem þeim er safnað í. 

Skráðar upplýsingar nýtast félaginu til að þjónusta félagskonur og koma upplýsingum, hvatningu og fréttum til félagskvenna. Réttur félagskvenna til að draga til baka eða leiðrétta umsóknir eða breyta upplýsingum um sig í félagatali er tryggður. Félagskonur hafa aðgang að gögnum sínum og er það á ábyrgð þeirra að uppfæra og/eða leiðrétta persónuupplýsingar sínar séu þær rangar eða úreltar.

FKA kann að leggja fyrir félagskonur verkefni eða spurningar vegna verkefna og viðburða á vegum félagsins eða ráðninga í störf eða einstök verkefni hjá félaginu. Eru niðurstöður og/eða svör einungis notuð í þeim tilgangi sem þeim er safnað til dæmis við ráðningaferli eða í tengslum við afmörkuð verkefni. FKA notar upplýsingar um félagskonur vegna umsóknar um starf ekki í öðrum tilgangi en vegna tiltekinnar starfsráðninga og/eða umsóknar. Skýrt samþykki félagskonu þarf að liggja fyrir ef nýta á upplýsingarnar til einhvers annars.

Varðveislutími

FKA varðveitir upplýsingar í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og svo lengi sem málefnalegar ástæður standa til þess að gögnin eru varðveitt. Upplýsingum um félagskonur sem eru skráðar vegna félagaaðildar ef eytt ef konur segja sig úr félaginu. 

Félagið varðveitir aðeins persónuupplýsingar um félagskonur  eins lengi og nauðsyn krefur og í samræmi við framangreindan tilgang. Persónugreinanleg gögn eru almennt aðeins varðveitt á meðan félagskona á aðild að félaginu. FKA yfirfer reglulega hvort þörf sé á að halda áfram varðveislu persónuupplýsinga sem félagið hefur safnað. 

Miðlun til þriðja aðila

Persónuupplýsingum um konur sem sækja um starf er einungis miðlað til þeirra sem koma að ráðningunni með beinum hætti t.d. þegar í tengslum við ráðningu félagsins í afmörkuð verkefni. Í því sambandi má nefna sem dæmi ráðning verkefnistjóra fyrir Jafnvægisvogina. 

FKA takmarkar aðgang að upplýsingum við konur sem nauðsynlega þurfa slíkan aðgang til að ná fram tilgangi félagsins s.s. koma fréttum af starfinu á ákveðinn hóp félagskvenna er málið varðar. Getur það verið vegna starfs í nefndum, ráðum og deildum innan félagsins. Ólíkum persónuupplýsingum kann þó að vera safnað sem fer eftir eðli verkefna og/eða viðburða hverju sinni. Félagskonur eru ávallt látnar vita hver tilgangur vinnslunnar er.

Gildistími.

Í ljósi tilmæla stjórnvalda, breytinga á lögum og svo framvegis er Persónuverndarstefna FKA lifandi skjal sem er endurskoðuð reglulega og kann að taka breytingum. Breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu hennar á heimasíðu félagsins www.fka.is.

Félagið getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á persónuverndarstefnu þessari verður uppfærð útgáfa tilkynnt þér á sama hátt og stefna þessi var kynnt.

Réttur þinn samkvæmt lögum um persónuvernd

Samkvæmt lögum um persónuvernd nýtur þú ákveðinna réttinda í tengslum við varðveislu FKA á persónuupplýsingum þínum, einkum:

• rétt á aðgengi að og afhendingar á persónuupplýsingum um þig sem FKA meðhöndlar;
• rétt á að krefjast leiðréttingar á röngum eða ófullnægjandi persónuupplýsingum um þig;
• rétt til þess að krefjast takmörkunar á vinnslu persónuupplýsinga um þig; og
• rétt til þess að krefjast eyðingar persónuupplýsinga um þig.

Þegar FKA meðhöndlar eða varðveitir persónuupplýsingar um þig á grundvelli samþykkis sem þú hefur veitt okkur fyrir vinnslunni vegna þjónustu FKA áttu rétt á að afturkalla samþykkið hvenær sem er. Það getur þó þýtt að FKA er ókleift að veita þér þjónustuna og eins ef þú ferð fram á eyðingu upplýsinganna. Afturköllun samþykkis hefur ekki áhrif á lögmæti vinnslu sem átt hefur sér stað fram að afturkölluninni. 

FKA afgreiðir beiðni varðandi þínar persónuupplýsingar þínar eins fljótt og auðið er til að tryggja framfylgni réttinda þinna. FKA mun veita þér upplýsingar um allar ákvarðanir og aðgerðir vegna beiðninnar innan 30 daga frá móttöku hennar. Óskir þú eftir afhendingu eða aðgengi að persónuupplýsingum þínum fer FKA fram á framvísun skilríkja til að tryggja að upplýsingunum sé deilt með réttum eiganda þeirra. 

Ábyrgð og athugasemdir

Ef einhverjar spurningar vakna vegna persónuverndarstefnunnar eða hvernig við vinnum hafðu þá samband við FKA með að senda tölvupóst á netfangið fka@fka.is. Mun skrifstofa FKA leitast við að svara fyrirspurnum eins fljótt og auðið er. Markmiðið er ávallt að gera betur og því er samtalið mikilvægt FKA.

Þú hefur ávallt rétt á að leggja fram kvörtun til Persónuverndar vegna meðferðar FKA á persónuupplýsingum þínum eða ágreinings þar að lútandi. Okkur þætti þó vænt um að reynt yrði að leysa hugsanlegan ágreining í sátt áður en til kvörtunar kæmi. Kvörtun má senda skriflega á: 

Persónuvernd
Rauðarárstígur 10
105 Reykjavík
Ísland 

Stjórn FKA ber ábyrgð á persónuverndarstefnu og innleiðingu hennar. Framkvæmdastjóri félagsins hefur umsjón með og fylgir eftir gildandi persónuverndarstefnu. 
FKA leggur áherslu á að virða ætíð persónuvernd allra sem FKA á í samskiptum við og fara að lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga í öllum samskiptum. 

Samþykkt á stjórnarfundi þann 25. febrúar 2020.