Félag kvenna í atvinnulífinu (hér eftir „FKA“ eða „félagið“) setur neðangreindar reglur (hér eftir „reglurnar“) sem gilda skulu um starfsnefndir félagsins.

Í 11. gr. laga félagsins er kveðið á um að starfsnefndir séu kosnar á aðalfundi til að starfa að verkefnum sem þeim eru falin í samráði við og á ábyrgð stjórnar félagsins.

1. gr. Markmið og tilgangur

Markmið með reglunum er að stuðla að tækifærum fyrir félagskonur til að taka þátt í starfi nefnda innan FKA, vönduðum vinnubrögðum nefnda og gegnsæi við skipan í nefndir.

2. gr. Skipun nefnda

Í hverri nefnd geta átt sæti að hámarki 7 félagskonur FKA á hverju starfsári. Heimilt er að skipa 2 félagskonur til vara.

Hver félagskona getur eingöngu átt sæti í einni nefnd á hverju starfsári.

Skipan nefnda fer þannig fram að stjórn FKA skal fyrir 1. apríl ár hvert auglýsa á heimasíðu félagsins, með því að senda út póst til félagskvenna eða með öðrum sannanlegum hætti, eftir umsóknum frá félagskonum til að sitja í nefndum félagsins fyrir komandi starfsár. Í auglýsingunni skal tilgreint með skýrum hætti hvaða upplýsingar og/eða gögn er óskað eftir að fylgi umsóknum, s.s. kynningarbréf þar sem félagskona gerir grein fyrir áherslum sínum og hæfni til að eiga sæti í nefndinni.

Stjórn félagsins fer yfir framkomnar umsóknir frá félagskonum um nefndarsetu. Við val á félagskonum til nefndarsetu skal stjórn hafa að leiðarljósi að sérhver nefnd hafi á að skipa félagskonum með fjölbreyttan bakgrunn.

Við lok yfirferðar á framkomnum umsóknum frá félagskonum um nefndarsetu leggur stjórn fram tillögu til aðalfundar um það hvaða félagskonur skulu taka sæti í nefndum félagsins á komandi starfsári. Með sama hætti getur stjórn félagsins lagt til að 2 félagskonur verði skipaðar til vara í nefnd.

Náist ekki að manna nefndir fyrir aðalfund er stjórn heimilt að auglýsa laus sæti í nefndum innan starfsárs eða óska eftir því við tilteknar konur að þær taki sæti í viðkomandi nefnd.

Ef engin kona gefur kost á sér til setu í nefnd á vegum félagsins, skal stjórn hafa samband við félagskonur og hvetja þær til að leggja fram umsókn til nefndarsetu. Ef ekki næst að fullmanna nefndir, skulu þær sem hafa gefið kost á sér, taka afstöðu til þess hvort þær sinni hlutverki nefndarinnar. Ef nefnd er ekki starfhæf skal stjórn taka afstöðu til þess hvort verkefni nefndarinnar falli niður á starfsárinu.

Í fundarboði fyrir aðalfund félagsins undir liðnum „Starfsnefndir á vegum félagsins“, skal lögð fram tillaga um hvaða félagskonur taki sæti í nefndum félagsins á grundvelli reglna þessara.

3. gr. Lengd setu í nefnd

Til að tryggja hæfilega endurnýjun í starfi nefnda getur hver félagskona lengst átt sæti í hverri nefnd samfleytt í fjögur starfsár. Félagskona getur gefið kost á sér á ný til nefndarstarfs í sömu nefnd og áður eftir að hafa gert hlé á nefndarstörfum í viðkomandi nefnd í að lágmarki tvö ár. Láti félagskona af nefndarstörfum í nefnd er henni heimilt að sækja um að taka sæti í annarri nefnd á nýju starfsári.

Vilji félagskona láta af störfum innan nefndar á starfsári skal félagskona sem á varasæti í nefnd gefinn kostur á að taka sæti í hennar stað. Ef engin kona á varasæti í nefnd er stjórn heimilt að finna félagskonu til að taka sæti í nefndinni fram að aðalfundi hvers starfsárs.

4. gr. Starf nefnda

Þegar nefnd hefur verið kjörin á aðalfundi skal hún koma saman með framkvæmdastjóra félagsins að vori eftir að hún hefur verið kosin til að fara yfir skipulag og starfsreglur nefndarinnar, kjósa sér formann, ritara og samskiptatengil.

Nefnd skal kynna sér hlutverk sitt á heimasíðu félagsins. Formaður nefndar skal tryggja að öllum nefndarkonum sé kunnugt um hlutverk og markmið með störfum nefndar.

Nefnd skal gæta þess í starfsemi sinni að starf hennar samræmist lögum FKA hverju sinni, stefnu, markmiðum og áætlunum, jafnt faglega sem fjárhagslega.

Nefnd skal í störfum sínum gæta þess að sinna starfi sínu af kostgæfni og fagmennsku. Í samskiptum fulltrúa nefnda við aðrar félagskonur og þriðja aðila, skal þess gætt að samskipti fari fram með faglegum hætti, hvort sem um er að ræða munnleg eða skrifleg samskipti. Gæta skal þess að samskipti við samstarfsaðila séu skýr og aðeins einn fulltrúi í hverri nefnd sé tengiliður hennar við samstarfsaðila.

Við skipulag viðburða skal þess gætt að dagsetningar liggi fyrir tímanlega og að eigi síðar en 15. september liggi fyrir áætlaðar dagsetningar helstu viðburða starfsársins. Við ákvarðanir um dagsetningar skal þess gætt að ekki séu árekstrar við aðra viðburði í starfsemi FKA. Viðburðir sem ákveðnir eru eftir 15. september ár hvert skulu ákveðnir og auglýstir í samráði við framkvæmdastjóra. Að jafnaði skal miða við að hver nefnd haldi einn til þrjá viðburði á hverju starfsári. Fjöldi viðburða á hverju starfsári getur þó ráðist af tilgangi nefndar og nauðsyn hverju sinni.

Í störfum nefndar skal formaður tryggja að raddir allra nefndarkvenna fái að heyrast.

Við töku ákvarðana innan nefndar skulu mál borin undir atkvæði nefndarinnar og skal einfaldur meirihluti atkvæða ráða úrslitum á nefndarfundum. Ef svo ber undir að atkvæði séu jöfn skal atkvæði formanns ráða úrslitum.

5. gr. Ritun og varðveisla fundargerða og annarra gagna

Nefndir skulu halda fundargerðir um það sem fram fer á fundum nefnda og vista á sameiginlegu drifi FKA. Í upphafi hverrar fundargerðar skal rita dagsetningu fundar og fullt nafn þeirra nefndarkvenna sem sitja nefndarfundinn. Allar fundargerðir og önnur skjöl er varða nefndir skulu varðveittar með þeim hætti að þær séu aðgengilegar stjórn og framkvæmdastjóra félagsins á hverjum tíma.

6. gr. Ársskýrsla nefnda

Nefndir skulu útbúa ársskýrslu um starfsemi nefndar á liðnu starfsári. Formaður nefndar skal hlutast til um að skýrslu um störf nefndarinnar verði skilað eigi síðar en 1. apríl til skrifstofu FKA. Skýrslan skal vera í samræmi við kröfur framkvæmdastjóra FKA og/eða stjórnar FKA þar að lútandi. Formaður nefndar ber einnig ábyrgð á því að upplýsingar um nefndina séu réttar á hverjum tíma á heimasíðu FKA.

7. gr. Fjárhagsleg ábyrgð nefnda

Nefndir skulu gera fjárhagsáætlun fyrir þau verkefni sem þær bera ábyrgð á hverju sinni. Formaður ber ábyrgð á því að verkefni séu innan fjárhagsáætlunar sem samþykkt hefur verið af framkvæmdastjóra eða stjórn eftir því sem við á, hverju sinni.

8. gr. Sérreglur um innkaup

Nefndir skulu kynna sér og fylgja þeim innkaupareglum sem stjórn hefur sett félaginu. Hafi nefndarkona hagsmuna að gæta af ákvörðunum nefndar skal hún sitja hjá eða víkja af fundi við umræðu og afgreiðslu þeirra. Ef vafi leikur á því hvort um hagsmunaárekstra nefndarkonu er að ræða og viðkomandi hefur ekki frumkvæði að umræðu um það skulu aðrar konur sem að ákvörðuninni koma vekja athygli á því. Ef ekki er samstaða um málið skal vísa málinu til stjórnar til umræðu og ákvörðunar þar að lútandi.

9. gr. Gildistaka

Reglur þessar voru samþykktar á aðalfundi FKA þann [●] 2020 og taka samstundis gildi.